La conformité vérifiée à chaque demande, pas qu'à l'audit
Cadeaux, conflits d’intérêts et contrôles des tiers sont vérifiés par des agents IA selon votre politique, avec une preuve pour chaque décision.
Chaque demande contrôlée dans une fiche
Chaque demande s'ouvre en fiche avec les champs requis par vos contrôles, une checklist des vérifications et les preuves jointes. Tout l'historique reste avec la demande.
- Champs pour les données de chaque contrôle
- Une checklist des contrôles requis
- Preuves gardées avec la demande
Un agent pour vos contrôles, prêt en minutes
Écrivez chaque contrôle en langage courant et indiquez où vont les demandes conformes ou non. Fixez jusqu'où l'agent agit seul, et gardez une personne sur chaque décision sensible.
- Chaque contrôle en langage courant
- Étapes approuvé et refusé à votre choix
- Autonomie : recommander ou décider
Recevez signalements et demandes par formulaires
Les équipes soumettent leurs demandes via des formulaires privés, et chacun peut faire un signalement par lien public. Chaque demandeur suit chaque étape sur un portail.
- Formulaires privés pour les demandes
- Signalements par lien public
- Un portail de suivi pour chaque demandeur
Les preuves lues et vérifiées pour vous
Le Document Agent lit chaque justificatif et le vérifie avec la demande, pour que chaque décision arrive avec les preuves qui la fondent.
- Champs clés extraits de chaque document
- Incohérences avec la demande signalées
- Preuves manquantes repérées avant l'accord
Vos contrôles, écrits comme des politiques
Écrivez chaque contrôle interne comme une politique en langage courant et activez-le sur les pipelines concernés. Chaque modification crée une version, pour montrer quelle règle s'appliquait.
- Des contrôles en langage courant
- Activés par pipeline
- Versions gardées à chaque changement
Prêt pour l'audit dès la première demande
Chaque contrôle et décision est consigné, par un agent ou une personne : audits internes et externes deviennent une recherche, pas un projet.
- L'historique complet des contrôles et décisions
- Qui a décidé, et selon quel contrôle
- Prêt dès que l'audit ou le régulateur demande
Des validations à confier aux agents IA
Exemples de demandes examinées par les agents, la règle appliquée et la suite donnée.
- 1
Cadeaux et invitations
Demande
Places de concert d’un fournisseur, 180 €
Politique
Cadeaux fournisseurs admis jusqu'à 100 €, jamais pendant un appel d'offres.
Contrôles
- Sous la limite de 100 €
- Aucun appel d’offres en cours
- Déclaré sous 5 jours
Résultat: Transmis à la conformité : valeur trop élevée
- 2
Conflits d’intérêts
Demande
Déclaration : conjoint chez un fournisseur candidat
Politique
Un salarié en conflit déclaré ne peut pas valider les achats chez ce fournisseur.
Contrôles
- Conflit déclaré et enregistré
- Retiré comme valideur
- Aucun achat en cours touché
Résultat: Accepté, validations réorientées
- 3
Due diligence des tiers
Demande
Référencer un distributeur au Mexique
Politique
Un nouveau partenaire exige un filtrage sanctions, ses actionnaires et une clause anticorruption.
Contrôles
- Hors listes de sanctions
- Actionnaires renseignés
- Clause anticorruption signée
Résultat: Approuvé automatiquement
Quatre agents, une revue.
Chaque agent prend en charge une partie de la revue. Chaque demande passe par les quatre avant qu'une décision soit prise, et vous voyez ce que chacun a fait.
Policy Agent
Lit vos règles
Transforme votre politique écrite en critères appliqués à chaque demande, et les met à jour dès que vous modifiez la politique.
Document Agent
Lit documents et fichiers
Lit factures, reçus, devis et autres pièces jointes, extrait les champs clés et signale tout élément manquant ou illisible.
Decision Agent
Approuve ou refuse
Applique vos critères à la demande et à ses documents, approuve ou rejette, et consigne la raison de chaque décision.
Escalation Agent
Signale les cas
Transmet ce qui sort de la politique, ou ce dont il doute, à la bonne personne de votre équipe, avec le contexte.
Ce que disent nos clients
“Nous avons lancé Octapipe en un mois, dans nos six centres de distribution. Les validations d'achat qui prenaient des jours prennent des heures, et les achats vont 80 % plus vite. Du premier devis à la validation finale, tout est traçable, et les données vont dans Power BI.”
Thiago C.Coordinateur achats
“Nous avons migré 90 licences d'un autre outil vers Octapipe, l'une de nos meilleures décisions pour les opérations. Expéditions et réassorts passent par un seul flux, relié à Shopify et à la finance, et nous sommes 45 % plus rapides. Chaque équipe voit la même chose au même moment.”
Frederico R.Head of Operations
“Chaque lancement implique des kits pour influenceurs, partenaires et campagnes, à livrer à temps. Avec Octapipe relié à Shopify, nous suivons chaque kit et envoi au même endroit, et nos campagnes vont 22 % plus vite. Rien ne se perd, et les partenariats restent dans les temps.”
Jedeson C.Head of OperationsVotre politique en action
Décrivez votre premier processus et laissez les agents examiner ses demandes.