Octapipe pour Finance

Validations finance qui se vérifient seules

Frais, paiements fournisseurs et remboursements sont examinés par des agents IA selon votre politique. Votre équipe gère les exceptions.

Essai gratuit

Les équipes de ces entreprises gèrent déjà leurs processus avec Octapipe

Voir les cas clients

1.0 Fiches de demande

Chaque dépense et facture dans une fiche

Chaque dépense, facture ou remboursement s'ouvre en fiche avec les champs de la finance, une checklist de tâches et les justificatifs joints. Données, avancement et historique au même endroit.

Champs montant, centre de coût et échéance
Une checklist de la revue au paiement
Reçus et factures gardés avec la demande

Fiche d'achat avec champs personnalisés, responsable, pipeline et SLA

2.0 Création d'agents

Un agent pour vos règles de dépenses, en minutes

Écrivez vos règles de dépenses et de factures en langage courant, comme approuver tout ce qui est sous 500 $, et indiquez où vont les demandes approuvées et refusées. Commencez par des recommandations.

Règles de montants, reçus et centres de coût
Étapes approuvé et refusé à votre choix
Autonomie : recommander ou décider

Création d'agent avec persona, étapes, instructions et autonomie

3.0 Formulaires et suivi

Recevez dépenses et factures par formulaires

Les salariés soumettent leurs dépenses sur un formulaire privé, les fournisseurs envoient leurs factures par lien public. Chacun suit chaque étape sur un portail, sans écrire à la finance.

Formulaires privés pour les dépenses
Liens publics pour les factures
Un portail de suivi pour chaque demandeur

Formulaire d’achat à côté de la chronologie du portail de suivi

4.0 Lecture des documents

Reçus et factures lus et rapprochés pour vous

Le Document Agent lit chaque reçu et facture et les rapproche de la demande et du bon de commande, pour que votre équipe ne ressaisisse plus de montants.

Fournisseur, date, montant et n° TVA extraits
Écarts avec la demande ou le BC signalés
Reçus manquants ou illisibles repérés tôt

Facture fournisseur avec émetteur, dates, lignes et total

5.0 Politiques

Vos politiques de finance, sur chaque demande

Écrivez vos politiques de dépenses, remboursements et paiements en langage courant, des limites d'approbation aux justificatifs requis. Modifiez une règle et les agents l'appliquent aussitôt.

Règles de limites, budgets et reçus
Politiques séparées par pipeline
Versions gardées à chaque changement

Politiques du pipeline à côté d'une politique en édition

6.0 Piste d'audit

Chaque paiement reste enregistré

Chaque frais, facture et remboursement garde la trace de chaque contrôle et décision : la clôture et les audits deviennent une recherche, pas un projet.

L'historique de chaque validation
Qui a approuvé, et selon quelle règle
Prêt pour la clôture et les auditeurs

Des validations à confier aux agents IA

Exemples de demandes examinées par les agents, la règle appliquée et la suite donnée.

1
Remboursement de frais
Demande
Dîner client pour 2, 184,20 €, reçu joint
Politique
Repas clients jusqu’à 100 € par personne, avec un reçu détaillé.
Contrôles
- Le reçu correspond au montant
- Dans la limite par personne
- Envoyée sous 30 jours
Résultat: Approuvée automatiquement
2
Paiement fournisseur
Demande
Facture d’Atlas Office Supply, 4 960 €
Politique
Les factures ne sont payées qu’avec un bon de commande d’un fournisseur agréé.
Contrôles
- Bon de commande présent
- Fournisseur agréé
- RIB toujours identique
Résultat: Transmise à la finance : pas de bon de commande
3
Remboursement client
Demande
Remboursement de 89,90 €, colis abîmé
Politique
Remboursements jusqu’à 200 € sous 30 jours après livraison, avec photo.
Contrôles
- Livré il y a 12 jours
- Photo du dommage jointe
- Sous la limite de 200 €
Résultat: Approuvé automatiquement

Quatre agents, une revue.

Chaque agent prend en charge une partie de la revue. Chaque demande passe par les quatre avant qu'une décision soit prise, et vous voyez ce que chacun a fait.