Octapipe pour Achats

Des achats validés avec contrôle du budget intégré

Chaque demande d'achat est vérifiée sur le budget, les devis et les fournisseurs agréés avant toute relecture humaine.

Les équipes de ces entreprises gèrent déjà leurs processus avec Octapipe

1.0 Fiches de demande

Chaque demande d'achat dans une fiche

Chaque achat s'ouvre en fiche avec les champs des achats, une checklist du devis à la commande et tous les devis joints. Statut et historique restent avec la demande.

Champs article, quantité et budget
Une checklist du devis au bon de commande
Devis et contrats gardés avec la demande

Fiche d'achat avec champs personnalisés, responsable, pipeline et SLA

2.0 Création d'agents

Un agent pour vos règles d'achat, en minutes

Écrivez votre politique d'achat en langage courant, des limites de budget aux fournisseurs bloqués, et indiquez où vont les achats approuvés et refusés. Qu'il recommande d'abord, puis décide.

Règles de budget, fournisseurs et doublons
Étapes approuvé et refusé à votre choix
Autonomie : recommander ou décider

Création d'agent avec persona, étapes, instructions et autonomie

3.0 Formulaires et suivi

Recevez les demandes d'achat par formulaires

Les équipes demandent ce qu'il leur faut sur un formulaire privé, les fournisseurs envoient leurs devis par lien public. Le demandeur suit chaque étape sur un portail, sans relancer.

Formulaires privés pour les achats
Liens publics pour les devis
Un portail de suivi pour chaque demandeur

Formulaire d’achat à côté de la chronologie du portail de suivi

4.0 Lecture des documents

Les devis lus et comparés pour vous

Le Document Agent lit chaque devis et contrat et vérifie prix, quantités et conditions avec la demande, pour que personne ne compare à la main.

Prix, quantité, délais et fournisseur extraits
Écarts avec la demande signalés
Devis manquants repérés avant l'accord

Facture fournisseur avec émetteur, dates, lignes et total

5.0 Politiques

Vos politiques d'achat, appliquées à chaque achat

Écrivez vos politiques d'achat en langage courant : limites par montant, respect du budget, choix des fournisseurs et devis. Modifiez une règle et les agents l'appliquent aussitôt.

Limites par montant et budget
Règles de choix des fournisseurs et devis
Versions gardées à chaque changement

Politiques du pipeline à côté d'une politique en édition

6.0 Piste d'audit

Chaque achat reste enregistré

Chaque achat garde la trace des devis, contrôles et validations derrière lui : revues de dépenses et audits deviennent une recherche, pas un projet.

L'historique de chaque validation
Qui a approuvé, et selon quelle règle
Prêt dès que la finance ou l'audit demande

Des validations à confier aux agents IA

Exemples de demandes examinées par les agents, la règle appliquée et la suite donnée.

1
Demandes d’achat
Demande
12 écrans pour l’équipe design, 2 280 €
Politique
Les achats de plus de 2 000 € exigent deux devis et du budget disponible.
Contrôles
- Budget dispo au centre de coûts
- Deux devis joints
- Fournisseur agréé
Résultat: Approuvée automatiquement
2
Fournisseurs
Demande
Référencer le fournisseur Atlas Office Supply
Politique
Un nouveau fournisseur doit avoir un numéro fiscal actif, un RIB et un contrat.
Contrôles
- Numéro fiscal actif
- RIB au nom de la même société
- Contrat signé en pièce jointe
Résultat: Transmis aux achats : contrat manquant
3
Achats de logiciels
Demande
Licence annuelle d’un outil design, 540 €
Politique
On n’achète un logiciel que si aucun outil agréé ne couvre le besoin.
Contrôles
- Aucun outil agréé équivalent
- Dans le budget de l’équipe
- Revue de sécurité faite
Résultat: Approuvé automatiquement

Quatre agents, une revue.

Chaque agent prend en charge une partie de la revue. Chaque demande passe par les quatre avant qu'une décision soit prise, et vous voyez ce que chacun a fait.