Octapipe für Finanzen

Finanzfreigaben, die sich selbst prüfen

Spesen, Lieferantenzahlungen und Erstattungen prüfen KI-Agenten nach Ihrer Richtlinie, Ihr Team bearbeitet nur Ausnahmen.

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Teams dieser Unternehmen steuern ihre Prozesse bereits mit Octapipe

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1.0 Anfragekarten

Jede Ausgabe und Rechnung in einer Karte

Jede Ausgabe, Rechnung oder Erstattung öffnet sich als Karte mit den Feldern der Finanzabteilung, einer Aufgaben-Checkliste und den Belegen. Daten, Fortschritt und Verlauf an einem Ort.

Felder für Betrag, Kostenstelle und Fälligkeit
Eine Checkliste von Prüfung bis Zahlung
Belege und Rechnungen direkt an der Anfrage

Bestellkarte mit eigenen Feldern, Verantwortlichem, Pipeline und SLA

2.0 Agenten-Setup

Ein Agent für Ihre Ausgabenrichtlinie, in Minuten

Schreiben Sie Ihre Regeln für Ausgaben und Rechnungen in Alltagssprache, etwa Freigabe unter 500 $, und legen Sie fest, wohin genehmigte und abgelehnte Anfragen gehen. Starten Sie mit Empfehlungen.

Regeln für Beträge, Belege und Kostenstellen
Phasen für Freigabe und Ablehnung
Autonomie von Empfehlung bis Entscheidung

Agent-Erstellung mit Persona, Phasen, Anweisungen und Autonomie

3.0 Formulare & Tracking

Ausgaben und Rechnungen per Formular erhalten

Mitarbeitende reichen Ausgaben über ein privates Formular ein, Lieferanten senden Rechnungen per öffentlichem Link. Alle verfolgen jeden Schritt im Portal, ohne Mails an die Finanzabteilung.

Private Formulare für Mitarbeiterspesen
Öffentliche Links für Rechnungen
Ein Tracking-Portal für alle Antragsteller

Bestellformular neben der Zeitleiste des Tracking-Portals

4.0 Dokumentenerkennung

Belege und Rechnungen gelesen und abgeglichen

Der Document Agent liest jeden Beleg und jede Rechnung und gleicht sie mit Antrag und Bestellung ab, damit Ihr Team keine Beträge mehr abtippt.

Lieferant, Datum, Betrag und Steuer-ID erkannt
Abweichungen zu Antrag oder Bestellung markiert
Fehlende oder unlesbare Belege früh erkannt

Lieferantenrechnung mit Absender, Daten, Positionen und Summe

5.0 Richtlinien

Ihre Finanzrichtlinien, bei jeder Anfrage angewendet

Schreiben Sie Ihre Richtlinien für Ausgaben, Erstattungen und Zahlungen in Alltagssprache, von Freigabegrenzen bis zu Pflichtbelegen. Ändern Sie eine Regel, und die Agenten wenden sie sofort an.

Regeln für Limits, Budgets und Belege
Eigene Richtlinien pro Pipeline
Versionen bei jeder Änderung

Pipeline-Richtlinien neben einer Richtlinie im Editor

6.0 Prüfpfad

Jede Zahlung bleibt dokumentiert

Jede Ausgabe, Rechnung und Erstattung protokolliert jede Prüfung und Entscheidung, so sind Monatsabschluss und Audits eine Suche, kein Projekt.

Eine Zeitleiste jeder Prüfung und Freigabe
Wer freigab, und nach welcher Regel
Bereit für Abschluss und Prüfer

Freigabeabläufe für Ihre KI-Agenten

Beispiele: welche Anträge Agenten prüfen, welche Regel gilt und was danach passiert.

1
Erstattung von Spesen
Antrag
Kundenessen für 2, 184,20 €, Beleg anbei
Richtlinie
Kundenessen bis 100 € pro Person, mit detailliertem Beleg.
Prüfungen
- Beleg passt zum Betrag
- Im Limit pro Person von 100 €
- Binnen 30 Tagen eingereicht
Ergebnis: Automatisch genehmigt
2
Lieferantenzahlungen
Antrag
Rechnung von Atlas Office Supply, 4.960 €
Richtlinie
Rechnungen werden nur mit passender Bestellung eines freigegebenen Lieferanten bezahlt.
Prüfungen
- Bestellung liegt vor
- Lieferant freigegeben
- Bankdaten unverändert
Ergebnis: An Finanzen: keine Bestellung vorhanden
3
Kundenerstattungen
Antrag
89,90 € Erstattung für defekte Ware
Richtlinie
Erstattungen bis 200 € binnen 30 Tagen nach Lieferung, mit Foto des Schadens.
Prüfungen
- Vor 12 Tagen geliefert
- Foto des Schadens anbei
- Unter dem Limit von 200 €
Ergebnis: Automatisch genehmigt