Octapipe für Einkauf

Einkaufsfreigaben mit eingebauter Budgetprüfung

Jede Bestellanforderung wird auf Budget, Angebote und freigegebene Lieferanten geprüft, bevor jemand sie ansieht.

Teams dieser Unternehmen steuern ihre Prozesse bereits mit Octapipe

1.0 Anfragekarten

Jede Bestellanfrage in einer Karte

Jeder Kauf öffnet sich als Karte mit den Feldern des Einkaufs, einer Checkliste vom Angebot bis zur Bestellung und allen Angeboten. Status und Verlauf bleiben an der Anfrage.

Felder für Artikel, Menge und Budget
Checkliste vom Angebot bis zur Bestellung
Angebote und Verträge an der Anfrage

Bestellkarte mit eigenen Feldern, Verantwortlichem, Pipeline und SLA

2.0 Agenten-Setup

Ein Agent für Ihre Einkaufsregeln, in Minuten

Schreiben Sie Ihre Einkaufsrichtlinie in Alltagssprache, von Budgetgrenzen bis zu gesperrten Lieferanten, und legen Sie fest, wohin genehmigte und abgelehnte Käufe gehen. Erst empfehlen, dann entscheiden.

Regeln für Budgets, Lieferanten, Duplikate
Phasen für Freigabe und Ablehnung
Autonomie von Empfehlung bis Entscheidung

Agent-Erstellung mit Persona, Phasen, Anweisungen und Autonomie

3.0 Formulare & Tracking

Bestellanfragen per Formular erhalten

Teams fordern über ein privates Formular an, was sie brauchen, Lieferanten senden Angebote per öffentlichem Link. Antragsteller verfolgen jeden Schritt im Portal, ohne nachzuhaken.

Private Formulare für Bestellungen
Öffentliche Links für Angebote
Ein Tracking-Portal für alle Antragsteller

Bestellformular neben der Zeitleiste des Tracking-Portals

4.0 Dokumentenerkennung

Angebote automatisch gelesen und verglichen

Der Document Agent liest jedes Angebot und jeden Vertrag und prüft Preise, Mengen und Konditionen gegen den Antrag, ohne manuellen Vergleich.

Preis, Menge, Konditionen und Lieferant erkannt
Abweichungen zum Antrag markiert
Fehlende Angebote vor der Freigabe erkannt

Lieferantenrechnung mit Absender, Daten, Positionen und Summe

5.0 Richtlinien

Ihre Einkaufsrichtlinien, bei jedem Kauf angewendet

Schreiben Sie Ihre Einkaufsrichtlinien in Alltagssprache: Grenzen nach Betrag, Budgettreue, Lieferantenwahl und Angebote. Ändern Sie eine Regel, und die Agenten wenden sie sofort an.

Grenzen nach Betrag und Budget
Regeln für Lieferanten und Angebote
Versionen bei jeder Änderung

Pipeline-Richtlinien neben einer Richtlinie im Editor

6.0 Prüfpfad

Jeder Einkauf bleibt dokumentiert

Jeder Kauf protokolliert die Angebote, Prüfungen und Freigaben dahinter, so sind Ausgabenprüfungen und Audits eine Suche, kein Projekt.

Eine Zeitleiste jeder Prüfung und Freigabe
Wer freigab, und nach welcher Regel
Bereit, wenn Finanzen oder Prüfer fragen

Freigabeabläufe für Ihre KI-Agenten

Beispiele: welche Anträge Agenten prüfen, welche Regel gilt und was danach passiert.

1
Bestellanforderungen
Antrag
12 Monitore für das Designteam, 2.280 €
Richtlinie
Käufe über 2.000 € brauchen zwei Angebote und Budget in der Kostenstelle.
Prüfungen
- Budget in der Kostenstelle
- Zwei Angebote anbei
- Lieferant freigegeben
Ergebnis: Automatisch genehmigt
2
Neue Lieferanten
Antrag
Atlas Office Supply als Lieferant anlegen
Richtlinie
Neue Lieferanten brauchen eine aktive Steuernummer, Bankdaten und einen Vertrag.
Prüfungen
- Steuernummer aktiv
- Bankdaten passen zur Firma
- Unterschriebener Vertrag anbei
Ergebnis: An den Einkauf: der Vertrag fehlt noch
3
Softwarekäufe
Antrag
Jahreslizenz für ein Design-Tool, 540 €
Richtlinie
Software wird nur gekauft, wenn kein freigegebenes Tool den Bedarf deckt.
Prüfungen
- Kein passendes Tool im Einsatz
- Innerhalb des Teambudgets
- Sicherheitsprüfung liegt vor
Ergebnis: Automatisch genehmigt