BPM no es CRM: Entiende las diferencias y cuándo usar cada uno

¿Qué es BPM?

BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio) es un enfoque para modelar, automatizar, monitorear y optimizar los procesos internos de una organización. El enfoque está en la eficiencia operativa y la gestión de flujos de trabajo.

Ejemplos de uso de BPM:

• Aprobación de contratos y documentos
• Incorporación de empleados
• Solicitudes de reembolso
• Control de producción

Características comunes en software BPM:

• Modelado de procesos: creación visual de flujos de trabajo.
• Automatización de tareas: elimina actividades manuales repetitivas.
• Formularios personalizados: para la recopilación estructurada de información.
• Integraciones con otros sistemas: conexión con ERPs, CRMs, etc.
• Paneles y reportes: monitoreo de KPIs y eficiencia.
• Control de acceso y permisos: organización de roles y responsabilidades.
• Kanban y listas: visualización de las etapas de los procesos.

Estos recursos están orientados a estructurar las operaciones de la empresa y hacerlas más predecibles, ágiles y escalables.

¿Qué es CRM?

CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con el Cliente) es un enfoque para gestionar las interacciones con clientes actuales y potenciales. El enfoque está en la jornada del cliente, con el objetivo de mejorar las ventas, el servicio y la retención.

Ejemplos de uso de CRM:

• Registro de contactos y oportunidades de venta
• Automatización de marketing
• Atención al cliente
• Postventa y soporte

Principales diferencias entre BPM y CRM

Consulta en la tabla a continuación las principales características de cada una de estas soluciones.

Característica	BPM	CRM
Enfoque principal	Procesos internos	Relación con el cliente
Objetivo	Eficiencia operativa	Aumento de ventas y satisfacción del cliente
Ejemplo de uso	Flujo de aprobación de propuestas	Gestión del embudo de ventas
Usuarios principales	Equipos operativos y de back-office	Equipos de ventas, marketing y servicio
Tipo de software	Plataformas de gestión de procesos	Sistemas de CRM

Software BPM vs Software CRM

Software BPM

• Octapipe
• Pipefy
• ClickUp

Software CRM

• Salesforce
• HubSpot
• Pipedrive

Octapipe: un BPM accesible y potente

Octapipe es una plataforma de BPM que permite gestionar procesos de negocio de manera visual, simple y automatizada. Con funciones como kanban, formularios personalizados, bases de datos, paneles y automatizaciones, es posible centralizar y organizar flujos de trabajo con mayor agilidad y control.

Recomendado para equipos que buscan salir del caos de los correos electrónicos y las hojas de cálculo y lograr una mayor productividad, octapipe es una excelente alternativa para pequeñas y medianas empresas que desean escalar operaciones de manera eficiente.

Conclusión: BPM y CRM tienen propósitos distintos, pero son complementarios. Mientras que el CRM ayuda a cuidar a los clientes, el BPM garantiza que los procesos internos funcionen correctamente. Saber cuándo usar cada herramienta marca la diferencia en la evolución de un negocio.