Trello no es Kanban, y Kanban no es Trello: Elige la herramienta correcta

Mucha gente se confunde: ¿Trello es Kanban? ¿Kanban es Trello? En realidad, no.

Trello es una herramienta para gestión de tareas, que utiliza el método Kanban como base visual, con columnas y tarjetas que se mueven de una fase a otra. Mientras que Kanban es un método de gestión visual, creado en Japón por Toyota, para organizar flujos de trabajo, identificar cuellos de botella y aumentar la eficiencia de los procesos.

¿Qué es Kanban realmente?

Kanban, traducido del japonés, significa "tarjeta" o "señal visual". Es un tablero dividido en columnas, que representan las fases de un flujo de trabajo. Las tarjetas (o cards) son las tareas o actividades, que se mueven entre las fases según su progreso.

Ejemplo de un tablero Kanban simple:

[ Por Hacer ] → [ En Progreso ] → [ Completado ]

Con esto, es posible visualizar claramente el estado de cada tarea, el volumen de trabajo en cada fase, y dónde pueden existir cuellos de botella o retrasos.

El método Kanban es ampliamente utilizado por equipos de tecnología, marketing, operaciones y muchos otros sectores, precisamente porque es flexible, visual y fácil de implementar.

¿Pero es Trello suficiente para todo?

Aunque Trello es excelente para organizar tareas basadas en Kanban, es limitado cuando hablamos de gestión de procesos más estructurados y recurrentes.

Y aquí está la diferencia esencial: Las tareas son acciones puntuales, los procesos son secuencias de pasos estandarizados, que involucran responsables, plazos, reglas, validaciones y resultados esperados.

¿Qué es un proceso?

En términos simples, un proceso es una secuencia de actividades encadenadas, con inicio, desarrollo y fin, que se repite con frecuencia dentro de una empresa, como incorporación de clientes, aprobaciones de compras, soporte técnico, ventas, entre otros.

Herramientas para BPM (Business Process Management)

Para quienes necesitan ir más allá de la gestión de tareas y realmente gestionar procesos, existen herramientas específicas para ello, como octapipe.

A diferencia de Trello, herramientas de BPM como octapipe ofrecen:

• Formularios personalizados: para entrada de datos y solicitudes estructuradas.
• Triggers automáticos: para movimiento de tarjetas y ejecución de acciones basadas en reglas.
• Campos personalizados: parametrización de tarjetas y formularios con diversos tipos de campos (texto, número, fecha, selección, etc.).
• SLA y plazos: control de tiempo en cada fase, alertas de vencimiento y monitoreo de retrasos.
• Checklists por etapa: definición de actividades obligatorias en cada fase del proceso.
• Definición de responsables: por tarea, por fase o por tipo de solicitud.
• Control de acceso: restricción por equipo, perfil o proceso.
• Historial de acciones: registro detallado de todo lo ocurrido en el proceso.
• Dashboards y reportes: métricas específicas de procesos (tiempo promedio, cuellos de botella, volumen por etapa, etc.).
• Automatización de mensajes: envío automático de correos o notificaciones según el progreso.
• Importación y exportación de datos: integración con otras herramientas.
• API abierta (en planes avanzados): integración con sistemas externos.

Estos recursos ayudan a las empresas a estandarizar rutinas, automatizar flujos y monitorear resultados con mayor eficiencia y predictibilidad.

Conclusión

Si tu equipo necesita algo más que lo básico, octapipe es la evolución natural de Trello. Con una plataforma diseñada para la eficiencia, automatización y escalabilidad, transformarás la gestión de tus procesos en poco tiempo.

Prueba octapipe y lleva tu productividad al siguiente nivel.