Aprovações do financeiro que se conferem
Despesas, pagamentos a fornecedores e reembolsos são analisados por agentes de IA pela sua política, e a equipe só cuida das exceções.
Cada despesa e nota fiscal num só card
Cada despesa, nota ou reembolso abre como um card com os campos que o financeiro precisa, um checklist de tarefas e os comprovantes anexados. Dados, andamento e histórico ficam num só lugar.
- Campos para valor, centro de custo e vencimento
- Um checklist da revisão ao pagamento
- Comprovantes e notas junto com o pedido
Um agente para sua política de gastos, em minutos
Escreva suas regras de despesas e notas em linguagem natural, como aprovar tudo abaixo de R$ 500, e defina para onde vão os pedidos aprovados e reprovados. Comece com o agente só recomendando.
- Regras de valor, comprovante e centro de custo
- Etapas de aprovado e reprovado à escolha
- Autonomia de só recomendar até decidir
Receba despesas e notas por formulários
Colaboradores enviam despesas num formulário privado, e fornecedores mandam notas por um link público. Todos acompanham cada etapa num portal, sem mandar e-mail ao financeiro.
- Formulários privados para despesas
- Links públicos para notas fiscais
- Um portal de rastreio para cada solicitante
Recibos e notas fiscais lidos e conferidos para você
O Document Agent lê cada recibo e nota fiscal e confere com a solicitação e o pedido de compra, para o seu time parar de redigitar valores.
- Fornecedor, data, valor e CNPJ extraídos
- Divergências com o pedido sinalizadas
- Comprovantes faltando ou ilegíveis detectados
Suas políticas financeiras, aplicadas a cada pedido
Escreva suas políticas de despesas, reembolsos e pagamentos em linguagem natural, de limites de aprovação a comprovantes exigidos. Edite uma regra e os agentes a aplicam no próximo pedido.
- Regras de limite, orçamento e comprovante
- Políticas separadas por pipeline
- Versões salvas a cada mudança
Cada pagamento fica registrado
Cada despesa, nota e reembolso guarda o registro de cada conferência e decisão, para que fechamento e auditoria sejam uma busca, não um projeto.
- Uma linha do tempo de cada conferência
- Quem aprovou, e com base em qual regra
- Pronto para o fechamento e os auditores
Aprovações que você entrega aos agentes de IA
Exemplos de solicitações que os agentes analisam, a regra aplicada e o que acontece depois.
- 1
Reembolso de despesas
Solicitação
Jantar com cliente para 2, € 184,20, recibo anexo
Política
Refeições com clientes até € 100 por pessoa, com recibo detalhado.
Checagens
- Recibo bate com o valor
- Dentro do limite por pessoa
- Enviado em até 30 dias
Resultado: Aprovado automaticamente
- 2
Pagar fornecedores
Solicitação
Nota da Atlas Office Supply, € 4.960
Política
Só pagamos notas que tenham pedido de compra de um fornecedor já homologado.
Checagens
- Pedido de compra registrado
- Fornecedor homologado
- Dados bancários iguais
Resultado: Enviado ao financeiro: sem pedido de compra
- 3
Reembolso a clientes
Solicitação
Reembolso de € 89,90 por pedido avariado
Política
Reembolsos até € 200 em até 30 dias da entrega, com foto da avaria.
Checagens
- Entregue há 12 dias
- Foto da avaria anexada ao pedido
- Abaixo do limite de € 200
Resultado: Aprovado automaticamente
Quatro agentes, uma revisão.
Cada agente cuida de uma parte da revisão. Toda solicitação passa pelos quatro antes de uma decisão, e você consegue ver o que cada um fez.
Policy Agent
Lê suas regras
Transforma sua política escrita nos critérios usados para conferir cada solicitação, e os atualiza assim que você edita a política.
Document Agent
Lê documentos e arquivos
Lê notas fiscais, recibos, orçamentos e outros anexos, extrai os campos principais e sinaliza o que estiver faltando ou ilegível.
Decision Agent
Aprova ou reprova
Aplica seus critérios à solicitação e aos documentos, aprova ou reprova, e registra o motivo de cada decisão.
Escalation Agent
Sinaliza exceções
Envia tudo o que está fora da política, ou sobre o que não tem certeza, para a pessoa certa do seu time, com todo o contexto.
O que nossos clientes dizem
“Colocamos o Octapipe no ar em um mês, nos nossos seis centros de distribuição. Aprovações de compra que levavam dias agora levam horas, e compras ficou 80% mais rápido. Da primeira cotação à aprovação final tudo é rastreável, e os dados vão direto para o Power BI.”
Thiago C.Coordenador de Compras
“Migramos 90 licenças de outra ferramenta para o Octapipe, e foi uma das melhores decisões que tomamos na operação. Envios e reposições agora rodam num só fluxo, conectado ao Shopify e ao financeiro, e ficamos 45% mais rápidos. Todos os times veem a mesma coisa ao mesmo tempo.”
Frederico R.Head de Operações
“Cada lançamento envolve kits para influenciadores, parceiros e campanhas que precisam chegar no prazo. Com o Octapipe conectado ao Shopify, acompanhamos cada kit e envio num só lugar, e nossas campanhas rodam 22% mais rápido. Nada se perde, e as parcerias seguem no prazo.”
Jedeson C.Head de OperaçõesSua própria política em ação
Descreva seu primeiro processo e deixe os agentes analisarem as solicitações hoje.