Aprovações de compra com checagem de orçamento
Cada requisição de compra é conferida em orçamento, cotações e fornecedores homologados antes de alguém precisar olhar.
Cada pedido de compra num só card
Cada compra abre como um card com os campos que compras precisa, um checklist da cotação ao pedido e todas as cotações anexadas. Status e histórico ficam junto com o pedido.
- Campos para item, quantidade e orçamento
- Um checklist da cotação ao pedido de compra
- Cotações e contratos junto com o pedido
Um agente para suas regras de compra, em minutos
Escreva sua política de compras em linguagem natural, de limites de orçamento a fornecedores bloqueados, e defina para onde vão as compras aprovadas e reprovadas. Deixe recomendar antes de decidir.
- Regras de orçamento, fornecedor e duplicidade
- Etapas de aprovado e reprovado à escolha
- Autonomia de só recomendar até decidir
Receba pedidos de compra por formulários
Os times pedem o que precisam num formulário privado, e fornecedores mandam cotações por um link público. Quem pede acompanha cada etapa num portal, sem cobrar compras.
- Formulários privados para compras
- Links públicos para cotações
- Um portal de rastreio para cada solicitante
Cotações lidas e comparadas para você
O Document Agent lê cada cotação e contrato e confere preços, quantidades e condições com o pedido, para ninguém comparar à mão.
- Preço, quantidade, prazo e fornecedor extraídos
- Diferenças com o pedido sinalizadas
- Cotações faltando detectadas antes
Suas políticas de compra, aplicadas a cada pedido
Escreva suas políticas de compras em linguagem natural: limites por valor, aderência ao orçamento, escolha de fornecedores e cotações. Edite uma regra e os agentes a aplicam na hora.
- Limites por valor e orçamento
- Regras para fornecedores e cotações
- Versões salvas a cada mudança
Cada compra fica registrada
Cada compra guarda o registro das cotações, conferências e aprovações por trás dela, para que revisões de gasto e auditorias sejam uma busca.
- Uma linha do tempo de cada aprovação
- Quem aprovou, e com base em qual regra
- Pronto quando o financeiro ou auditor pedir
Aprovações que você entrega aos agentes de IA
Exemplos de solicitações que os agentes analisam, a regra aplicada e o que acontece depois.
- 1
Requisições de compra
Solicitação
12 monitores para o time de design, € 2.280
Política
Compras acima de € 2.000 exigem duas cotações e orçamento no centro de custo.
Checagens
- Orçamento no centro de custo
- Duas cotações anexas
- Fornecedor homologado
Resultado: Aprovado automaticamente
- 2
Fornecedores
Solicitação
Cadastrar o fornecedor Atlas Office Supply
Política
Novos fornecedores precisam de CNPJ ativo, dados bancários e contrato assinado.
Checagens
- CNPJ está ativo
- Conta bancária da empresa
- Contrato assinado anexo
Resultado: Enviado a compras: falta o contrato
- 3
Compra de software
Solicitação
Licença anual de ferramenta de design, € 540
Política
Só se compra software quando nenhuma ferramenta homologada atende.
Checagens
- Nada homologado atende
- Dentro do orçamento do time
- Revisão de segurança feita
Resultado: Aprovado automaticamente
Quatro agentes, uma revisão.
Cada agente cuida de uma parte da revisão. Toda solicitação passa pelos quatro antes de uma decisão, e você consegue ver o que cada um fez.
Policy Agent
Lê suas regras
Transforma sua política escrita nos critérios usados para conferir cada solicitação, e os atualiza assim que você edita a política.
Document Agent
Lê documentos e arquivos
Lê notas fiscais, recibos, orçamentos e outros anexos, extrai os campos principais e sinaliza o que estiver faltando ou ilegível.
Decision Agent
Aprova ou reprova
Aplica seus critérios à solicitação e aos documentos, aprova ou reprova, e registra o motivo de cada decisão.
Escalation Agent
Sinaliza exceções
Envia tudo o que está fora da política, ou sobre o que não tem certeza, para a pessoa certa do seu time, com todo o contexto.
O que nossos clientes dizem
“Colocamos o Octapipe no ar em um mês, nos nossos seis centros de distribuição. Aprovações de compra que levavam dias agora levam horas, e compras ficou 80% mais rápido. Da primeira cotação à aprovação final tudo é rastreável, e os dados vão direto para o Power BI.”
Thiago C.Coordenador de Compras
“Migramos 90 licenças de outra ferramenta para o Octapipe, e foi uma das melhores decisões que tomamos na operação. Envios e reposições agora rodam num só fluxo, conectado ao Shopify e ao financeiro, e ficamos 45% mais rápidos. Todos os times veem a mesma coisa ao mesmo tempo.”
Frederico R.Head de Operações
“Cada lançamento envolve kits para influenciadores, parceiros e campanhas que precisam chegar no prazo. Com o Octapipe conectado ao Shopify, acompanhamos cada kit e envio num só lugar, e nossas campanhas rodam 22% mais rápido. Nada se perde, e as parcerias seguem no prazo.”
Jedeson C.Head de OperaçõesSua própria política em ação
Descreva seu primeiro processo e deixe os agentes analisarem as solicitações hoje.