Aprobaciones financieras que se revisan solas
Gastos, pagos a proveedores y reembolsos se revisan con agentes de IA según tu política, y tu equipo solo atiende excepciones.
Cada gasto y factura en una sola ficha
Cada gasto, factura o reembolso se abre como una ficha con los campos que finanzas necesita, un checklist de tareas y los comprobantes adjuntos. Datos, avance e historial en un solo lugar.
- Campos de importe, centro de coste y vencimiento
- Un checklist de la revisión al pago
- Recibos y facturas junto a la solicitud
Un agente para tu política de gastos, en minutos
Escribe tus reglas de gastos y facturas en lenguaje natural, como aprobar todo lo que sea menor a $500, y define adónde van las solicitudes aprobadas y rechazadas. Empieza con el agente solo recomendando.
- Reglas de importes, recibos y centros de costo
- Etapas de aprobado y rechazado a tu elección
- Autonomía de solo recomendar a decidir
Recibe gastos y facturas por formularios
Los empleados envían gastos en un formulario privado y los proveedores mandan facturas por un enlace público. Todos siguen cada paso en un portal, sin escribir a finanzas.
- Formularios privados para gastos
- Enlaces públicos para facturas
- Un portal de seguimiento por solicitante
Recibos y facturas leídos y conciliados por ti
El Document Agent lee cada recibo y factura y los concilia con la solicitud y la orden de compra, para que tu equipo deje de teclear importes.
- Proveedor, fecha, importe y NIF extraídos
- Diferencias con la solicitud u orden marcadas
- Recibos faltantes o ilegibles detectados pronto
Tus políticas financieras, aplicadas a cada pedido
Escribe tus políticas de gastos, reembolsos y pagos en lenguaje natural, de límites de aprobación a comprobantes requeridos. Edita una regla y los agentes la aplican en el próximo pedido.
- Reglas de límites, presupuesto y recibos
- Políticas separadas por pipeline
- Versiones guardadas en cada cambio
Cada pago queda registrado
Cada gasto, factura y reembolso guarda un registro de cada revisión y decisión, para que el cierre y las auditorías sean una búsqueda, no un proyecto.
- Un historial de cada revisión y aprobación
- Quién aprobó y con base en qué regla
- Listo para el cierre y los auditores
Aprobaciones que puedes dar a agentes de IA
Ejemplos de solicitudes que revisan los agentes, la regla que aplican y lo que pasa después.
- 1
Reembolso de gastos
Solicitud
Cena con cliente para 2, 184,20 €, recibo adjunto
Política
Comidas con clientes hasta 100 € por persona, con recibo detallado.
Controles
- Recibo acorde al importe
- Dentro del límite por persona
- Enviado dentro de 30 días
Resultado: Aprobado automáticamente
- 2
Pagos a proveedores
Solicitud
Factura de Atlas Office Supply, 4.960 €
Política
Las facturas se pagan solo con orden de compra de un proveedor aprobado.
Controles
- Orden de compra registrada
- Proveedor aprobado
- Datos bancarios sin cambios
Resultado: Enviado a finanzas: no hay orden de compra
- 3
Reembolsos a clientes
Solicitud
Reembolso de 89,90 € por un pedido dañado
Política
Reembolsos hasta 200 € dentro de 30 días de la entrega, con foto del daño.
Controles
- Entregado hace 12 días
- Foto del daño adjunta al pedido
- Bajo el límite de 200 €
Resultado: Aprobado automáticamente
Cuatro agentes, una revisión.
Cada agente se encarga de una parte de la revisión. Cada solicitud pasa por los cuatro antes de tomar una decisión, y puedes ver qué hizo cada uno.
Policy Agent
Lee tus reglas
Convierte tu política escrita en los criterios con los que se revisa cada solicitud, y los actualiza en cuanto editas la política.
Document Agent
Lee documentos y archivos
Lee facturas, recibos, presupuestos y otros adjuntos, extrae los campos clave y marca todo lo que falte o sea ilegible.
Decision Agent
Aprueba o rechaza
Aplica tus criterios a la solicitud y sus documentos, aprueba o rechaza, y registra el motivo de cada decisión.
Escalation Agent
Señala excepciones
Envía lo que queda fuera de la política, o lo que le genera dudas, a la persona indicada de tu equipo con contexto.
Qué dicen nuestros clientes
“Pusimos Octapipe en marcha en un mes, en nuestros seis centros de distribución. Las aprobaciones de compra que tardaban días ahora tardan horas, y compras es un 80% más rápido. De la primera cotización a la aprobación final todo es trazable, y los datos van directo a Power BI.”
Thiago C.Coordinador de compras
“Migramos 90 licencias de otra herramienta a Octapipe, y fue una de las mejores decisiones para nuestra operación. Envíos y reposiciones ahora van en un solo flujo, conectado a Shopify y a finanzas, y somos un 45% más rápidos. Todos los equipos ven lo mismo al mismo tiempo.”
Frederico R.Head of Operations
“Cada lanzamiento implica kits para influencers, socios y campañas que deben llegar a tiempo. Con Octapipe conectado a Shopify, seguimos cada kit y envío en un solo lugar, y nuestras campañas van un 22% más rápido. Nada se pierde y las alianzas siguen en plazo.”
Jedeson C.Head of OperationsTu propia política en acción
Describe tu primer proceso y deja que los agentes revisen sus solicitudes hoy.