Aprobaciones de compra con control de presupuesto
Cada solicitud de compra se revisa en presupuesto, cotizaciones y proveedores aprobados antes de que alguien la mire.
Cada solicitud de compra en una ficha
Cada compra se abre como una ficha con los campos que compras necesita, un checklist de la cotización al pedido y todas las cotizaciones adjuntas. Estado e historial van con la solicitud.
- Campos de ítem, cantidad y presupuesto
- Un checklist de la cotización a la orden
- Cotizaciones y contratos junto al pedido
Un agente para tus reglas de compra, en minutos
Escribe tu política de compras en lenguaje natural, de límites de presupuesto a proveedores bloqueados, y define adónde van las compras aprobadas y rechazadas. Que recomiende primero y luego decida.
- Reglas de presupuesto, proveedores y duplicados
- Etapas de aprobado y rechazado a tu elección
- Autonomía de solo recomendar a decidir
Recibe solicitudes de compra por formularios
Los equipos piden lo que necesitan en un formulario privado y los proveedores envían cotizaciones por un enlace público. Quien pide sigue cada paso en un portal, sin perseguir a compras.
- Formularios privados para compras
- Enlaces públicos para cotizaciones
- Un portal de seguimiento por solicitante
Cotizaciones leídas y comparadas solas
El Document Agent lee cada cotización y contrato y revisa precios, cantidades y condiciones frente a la solicitud, para que nadie los compare a mano.
- Precio, cantidad, condiciones y proveedor
- Diferencias con la solicitud marcadas
- Cotizaciones faltantes detectadas antes
Tus políticas de compra, aplicadas a cada pedido
Escribe tus políticas de compras en lenguaje natural: límites por importe, cumplimiento del presupuesto, elección de proveedores y cotizaciones. Edita una regla y los agentes la aplican al instante.
- Límites por monto y presupuesto
- Reglas de proveedores y cotizaciones
- Versiones guardadas en cada cambio
Cada compra queda registrada
Cada compra guarda el registro de cotizaciones, revisiones y aprobaciones, para que revisiones de gasto y auditorías sean una búsqueda.
- Un historial de cada revisión y aprobación
- Quién aprobó y con base en qué regla
- Listo cuando finanzas o auditores lo pidan
Aprobaciones que puedes dar a agentes de IA
Ejemplos de solicitudes que revisan los agentes, la regla que aplican y lo que pasa después.
- 1
Solicitudes de compra
Solicitud
12 monitores para diseño, 2.280 €
Política
Compras de más de 2.000 € requieren dos cotizaciones y presupuesto libre.
Controles
- Presupuesto en el centro de costos
- Dos cotizaciones
- Proveedor aprobado
Resultado: Aprobado automáticamente
- 2
Proveedores
Solicitud
Dar de alta al proveedor Atlas Office Supply
Política
Un proveedor nuevo necesita ID fiscal activo, datos bancarios y contrato.
Controles
- ID fiscal activo
- Datos bancarios de la empresa
- Contrato firmado adjunto
Resultado: Enviado a compras: falta el contrato
- 3
Compra de software
Solicitud
Licencia anual de software, 540 €
Política
Solo se compra software si ninguna herramienta aprobada cubre la necesidad.
Controles
- Nada aprobado lo cubre
- Dentro del presupuesto
- Revisión de seguridad hecha
Resultado: Aprobado automáticamente
Cuatro agentes, una revisión.
Cada agente se encarga de una parte de la revisión. Cada solicitud pasa por los cuatro antes de tomar una decisión, y puedes ver qué hizo cada uno.
Policy Agent
Lee tus reglas
Convierte tu política escrita en los criterios con los que se revisa cada solicitud, y los actualiza en cuanto editas la política.
Document Agent
Lee documentos y archivos
Lee facturas, recibos, presupuestos y otros adjuntos, extrae los campos clave y marca todo lo que falte o sea ilegible.
Decision Agent
Aprueba o rechaza
Aplica tus criterios a la solicitud y sus documentos, aprueba o rechaza, y registra el motivo de cada decisión.
Escalation Agent
Señala excepciones
Envía lo que queda fuera de la política, o lo que le genera dudas, a la persona indicada de tu equipo con contexto.
Qué dicen nuestros clientes
“Pusimos Octapipe en marcha en un mes, en nuestros seis centros de distribución. Las aprobaciones de compra que tardaban días ahora tardan horas, y compras es un 80% más rápido. De la primera cotización a la aprobación final todo es trazable, y los datos van directo a Power BI.”
Thiago C.Coordinador de compras
“Migramos 90 licencias de otra herramienta a Octapipe, y fue una de las mejores decisiones para nuestra operación. Envíos y reposiciones ahora van en un solo flujo, conectado a Shopify y a finanzas, y somos un 45% más rápidos. Todos los equipos ven lo mismo al mismo tiempo.”
Frederico R.Head of Operations
“Cada lanzamiento implica kits para influencers, socios y campañas que deben llegar a tiempo. Con Octapipe conectado a Shopify, seguimos cada kit y envío en un solo lugar, y nuestras campañas van un 22% más rápido. Nada se pierde y las alianzas siguen en plazo.”
Jedeson C.Head of OperationsTu propia política en acción
Describe tu primer proceso y deja que los agentes revisen sus solicitudes hoy.